5 herramientas poderosas para la Gestión del Conocimiento

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¿Conoces qué es la gestión del conocimiento organizacional? 

Sin duda alguna, “el conocimiento es poder” y esta premisa es cada vez más reconocida en el ámbito empresarial, donde el conocimiento ya es considerado como un recurso muy valioso. Así, hoy en día la administración del conocimiento y la gestión del capital intelectual es vital para cualquier organización.  

La gestión del conocimiento, es entonces, una disciplina que promueve un enfoque integrado que define, estructura, retiene y comparte el conocimiento y la experiencia de los empleados en una organización. 

¿Por qué es tan importante optimizar el flujo de información en una organización? 

Para que una empresa se mantenga competitiva en el mercado, es imprescindible que cuente con un sistema de información eficaz. Pues, grandes éxitos empresariales están vinculados a la calidad de la tecnología de la información que la empresa ha empleado y la capacidad de utilizar correctamente la información.  

En este sentido, la introducción de un sistema de información puede otorgarle a tu empresa números beneficios que tiene alto impacto en la eficiencia de tu organización. 

¿Cómo ayuda a su negocio un software de gestión del conocimiento? 

 
Tu organización puede beneficiarse altamente si los empleados gestionan de forma novedosa y eficiente la información.  

Esto hace que sea una buena idea impulsar la gestión del conocimiento mediante la implementación de sistemas adecuados de gestión del conocimiento en su negocio para que pueda aprovechar al máximo los beneficios. Entonces, ¿cuáles son estos beneficios? 

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión del conocimiento en una organización?  
 

a) Facilita y agiliza la entrega de información relevante  

Cuando enfrentes la necesidad de responder a un cliente, resolver un problema, analizar tendencias, evaluar mercados, comparar con sus pares, comprender la competencia, crear nuevas ofertas, planificar estrategias y pensar críticamente, normalmente buscas información y recursos para apoyar estas actividades.  

Si es fácil y rápido encontrar lo que necesites cuando lo necesites, puedes realizar todas estas tareas de manera eficiente. Además, una rápida entrega de información relevante en el momento indicado es fundamental para una precisa y acertada toma de decisiones.  

b) Reutiliza el conocimiento 

Cuando los empleados de tu organización han descubierto cómo resolver un problema común, debes hacer que esta misma solución se replique tanto como sea posible.  

Así como el reciclaje de materiales es bueno para el medio ambiente, la reutilización de conocimiento es buena para las organizaciones porque minimiza el retrabajo, evita problemas, ahorra tiempo y acelera el progreso. 

3) Evita el esfuerzo innecesario 

A nadie le gusta pasar tiempo haciendo algo de nuevo. Evita la duplicación de esfuerzos, de esta manera podrás ahorrar tiempo y dinero, mantener la moral de tus empleados y agilizar el trabajo.

¿Cuáles son las herramientas de gestión del conocimiento disponibles en el mercado?

1. Viva Topics: El mejor software para optimizar el flujo de conocimiento en tu empresa 

Es posible que te resulte útil pensar en Viva Topics como una wikipedia organizacional. Cada vez que un usuario visita una página y ve un término con el que no está familiarizado, puede pasar el cursor sobre él para ver una tarjeta de tema que proporciona más información.  

Viva Topics utiliza una combinación de su estructura de gestión del conocimiento existente y la Inteligencia Artificial para crear las tarjetas temáticas. Con el tiempo, Viva Topics comenzará a ofrecer información basada en lo que cree que sus usuarios necesitan saber. Esto significa que la información nunca estará a más de un clic de distancia

¿Por qué Viva Topics debería ser tu prioridad? 

Aquí algunas razones por las que Viva Topics es especialmente interesante para la gestión del conocimiento en tu organización: 

a) Contextualiza el conocimiento 

Viva Topics proporciona información a cualquier usuario de una manera contextual en el momento que la necesite. Esta forma de entregar información significa que tus empleados retendrán la información de manera más efectiva.  

b) No tienes que ir a algún lugar para encontrar conocimiento 

Los sistemas de gestión de los conocimientos tradicionales requieren que los empleados visiten una página de conocimientos de la organización y busquen los términos o conceptos que les interesan. Esto rompe el flujo de trabajo y significa que podrían distraerse al pasar el tiempo buscando información. Viva Topics lleva ese conocimiento directamente al usuario, ahorrando así tiempo. 

c) Encuentra expertos en la materia más rápido 

De manera similar, las tarjetas temáticas harán que sea mucho más fácil para las personas encontrar expertos en la materia que puedan proporcionar información adicional sobre un campo específico u otro. Una vez más, esto debería ahorrar tiempo a los usuarios y evitar el riesgo de “reinventar la rueda”. 

2. Infinity: Infinitas características para satisfacer las necesidades de tu negocio 

Si deseas ayudar a todos en el equipo a estar al día con todos los datos en tiempo real Infinity puede ayudarte. Una de sus mayores fortalezas es que puede manejar literalmente cualquier tipo de información como contactos, listas de tareas pendientes e ideas hasta documentos y todo tipo de contenido. 

3. HelpJuice: Un software de gestión del conocimiento bastante intuitivo 

Esta poderosa herramienta de gestión del conocimiento es ideal tanto para soluciones externas como internas. HelpJuice tiene un diseño claro y moderno y ofrece una gran cantidad de excelentes características que puede utilizar para personalizar en todos los ámbitos. Además, lo que lo diferencia de otras herramientas es su interfaz súper fácil de usar, por lo que los principiantes no tienen dificultades para aprender a usarlo. 

4. KnowAll en WordPress: Un software de gestión del conocimiento con todas las funciones para WordPress 

KnowAll es bien conocido y uno de los mejores softwares de gestión del conocimiento diseñado para WordPress. Tiene todas las capacidades que necesita para crear una base de conocimiento bien estructurada. Además de esto, puede agregar complementos a tu sitio web que le permiten agregar nuevas funciones y características.  

5. Bitrix24: Una plataforma de colaboración en linea 

Se trata de una plataforma de colaboración para la gestión empresarialBitrix24 tiene funciones como intranet social, videochat, gestión de proyectos y gestión de documentos en la nube para conectar los distintos sectores empresariales.  El Bitrix24 cuenta con más de 2 millones de empresas usuarias alrededor del mundo. 

¿Quieres que tu organización gestione de manera eficaz la información para obtener mejores resultados? 

En Paradigma Solutions te ofrecemos más que un software de conocimiento. Ofrecemos soluciones integrales con las mejores herramientas para explotar todo el capital intelectual de tu organización. 

Implementamos espacios de trabajo moderno de la mano con Microsoft Viva para llevar a un nuevo nivel la comunicación, el conocimiento y el bienestar en tu organización con el fin de impulsar y reinventar la experiencia de tus empleados.  

Solucionamos problemas de negocios asociados a la tecnología

En Paradigma Solutions estamos a tu disposición para buscar soluciones a tus problemas de negocio a través de la tecnología.