8 pasos para implementar un programa de gestión del conocimiento en tu organización 

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Implementar un programa eficaz de Gestión del Conocimiento requiere y tiempo y recursos, pero los resultados pueden ser impresionantes.

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Un programa de gestión del conocimiento eficaz aumenta la productividad del personal y la calidad de los productos y servicio, sin embargo, su implementación puede ser todo un reto.  
 
Muchas organizaciones ansiosas por conseguir resultados positivos a corto plazo, se lanzan a una solución de gestión del conocimiento sin considerar primero mejores prácticas para gestionar sus activos de conocimiento a largo plazo. Por eso es importante preguntarse, ¿está tu organización preparada para implementar un programa del gestión del conocimiento? A continuación te mencionaremos cómo implementar paso a paso un programa eficaz de gestión del conocimiento.

8 pasos para la implementación de un programa de gestión del conocimiento

Este enfoque de ocho pasos le ayudará a planificar los desafíos comunes, minimizar los riesgos y maximizar las recompensas. 

Este enfoque ha sido desarrollado sobre la base de actividades de comprobada eficacia para la implementación de cualquier nuevo programa organizativo.

Los primeros pasos hacen hincapié en la estrategia, la planificación y la recopilación de requisitos; los últimos se centran en la ejecución y la mejora continua. 

Paso 1

Establecer los objetivos del programa de gestión del conocimiento 

Antes que nada debes establecer los objetivos apropiados del programa, identificar y documentar los problemas de negocios que necesiten ser resueltos.  

Los objetivos a corto plazo deben proporcionar la validación de que el programa está en el camino correcto, mientras que los objetivos a largo plazo ayudarán a crear y comunicar el panorama general. 

La gestión del conocimiento es más que una simple aplicación de la tecnología: es un cambio de cultura. Es probable que los empleados tengan que replantearse la forma de compartir los conocimientos que desarrollan y poseen. 

Paso 2 

Prepárate para el cambio 

Implementar con éxito un nuevo programa de gestión del conocimiento puede requerir cambios en las normas y valores compartidos de la organización; cambios a los que algunas personas podrían resistirse o incluso intentar anular. Para minimizar el impacto negativo, prepárate para gestionar el cambio cultural

Recluta a los líderes gestión del conocimiento en toda la organización para que fomenten los valores de intercambio de conocimientos dentro de sus departamentos y proporcionen información valiosa al equipo de implementación. 

Paso 3 

Determinar y priorizar las necesidades tecnológicas 

Es el momento de evaluar qué tipo de tecnología mejorará y automatizará tus actividades relacionadas con la gestión del conocimiento. Puedes determinar y priorizar las necesidades tecnológicas de gestión del conocimiento basándose en los objetivos de tus proyectos y planes. 

El mercado de las soluciones de gestión del conocimiento es vasto y diverso; es imperativo conocer a los principales proveedores, comprender el coste y el beneficio de cada tipo de tecnología y averiguar cómo cada solución podría ayudarte -o dificultarle- a alcanzar sus objetivos. 

Conoce lo que los empleados utilizan actualmente y lo que les funciona o no. No te apresures a comprar una nueva tecnología sin determinar primero si las tecnologías existentes ya satisfacen sus necesidades. También puede esperar a tomar costosas decisiones tecnológicas una vez que el programa de gestión del conocimiento esté bien encaminado.

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Paso 4 

Evaluar el estado actual

Una vez que hayas establecido los objetivos de tu programa, se haya preparado para los cambios culturales, hayas determinado y priorizado las necesidades tecnológicas, puedes evaluar el estado actual de la gestión del conocimiento en su organización. 

La evaluación debe abarcar los cinco componentes básicos de la gestión del conocimiento: personas, procesos, tecnología, estructura y cultura. Una evaluación típica debería proporcionar una visión general del estado actual, las diferencias entre el estado actual y el deseado, y las recomendaciones para cerrar esas diferencias.  
 

Paso 5 

Elaborar una hoja de ruta para la implantación de la gestión del conocimiento 

Una vez hayas evaluado el estado actual, es el momento de construir una hoja de ruta de implementación para el programa de gestión del conocimiento. 

Pero antes de ir más allá, asegúrate de contar con el apoyo y el compromiso de la alta dirección, así como la financiación para la implementación y mantenimiento del programa. Disponer de una estrategia sobre cómo superar las deficiencias será fundamental para obtener el apoyo de la dirección y conseguir la financiación necesaria.  

Esta estrategia puede presentarse como una hoja de ruta de proyectos relacionados, cada uno de los cuales aborda las deficiencias específicas identificadas por la evaluación. La hoja de ruta puede abarcar meses y años e ilustrar hitos y dependencias clave. Una buena hoja de ruta permitirá obtener algunos beneficios a corto plazo en la primera etapa de los proyectos, lo que reforzará el apoyo a las etapas posteriores. 
 

Paso 6 

Implementación 

Prepárate para un largo recorrido, pero asegúrate de lograr avances graduales y celébralos. Mientras se reconozca el valor y los beneficios del programa en desarrollo, debería haber poca resistencia a seguir invirtiendo en la gestión del conocimiento. 

Dicho esto, ha llegado el momento de ponerse manos a la obra. Usted sabe cuáles son los objetivos. Ha mitigado adecuadamente las cuestiones culturales. Tiene los procesos y las tecnologías que permitirán y pondrán en marcha su programa de gestión del conocimiento. Sabes cuáles son las lagunas y tiene una hoja de ruta que le indica cómo abordarlas. 

A medida que avanza por cada paso de la hoja de ruta, asegúrate de que estas logrando tus objetivos a corto plazo. Sin ellos, su programa puede perder el impulso y el apoyo de las principales partes interesadas. 

Paso 7  

Medir y mejorar el programa de gestión del conocimiento

¿Cómo sabras que sus inversiones en gestión del conocimiento están funcionando? Necesitarás una forma de medir su eficacia y compararla con los resultados previstos. Si es posible, establezca algunas mediciones de referencia para captar el rendimiento de la organización antes de implementar el programa de gestión del conocimiento. A continuación, tras la implantación, establezca una tendencia y compare los nuevos resultados con los anteriores para ver cómo ha mejorado el rendimiento. 

No se desanime si los beneficios no son tan obvios como hubiera previsto. La organización tardará en familiarizarse con los nuevos procesos y mejoras. Con el tiempo, los resultados deberían seguir el mismo camino. 

A la hora de decidir las métricas adecuadas para medir el progreso de su organización, establezca un cuadro de mando integral que proporcione métricas en las áreas de rendimiento, calidad, cumplimiento y valor. Es importante tener claro que es lo que funciona y lo que no en la estrategia de gestión del conocimiento. Luego, puedes tomar las medidas necesarias para mitigar las deficiencias de cumplimiento, rendimiento, calidad y valor, para mejorar la eficacia general del programa de gestión del conocimiento.  

El poder de la gestión del conocimiento

La implantación de un programa completo de gestión del conocimiento requiere tiempo y recursos, pero los resultados pueden ser impresionantes. También se puede minimizar el riesgo adoptando un enfoque por fases que proporcione beneficios en cada paso. 

Las organizaciones que han realizado este tipo de inversión en la gestión del conocimiento obtienen resultados tangibles rápidamente. Aumentan sus resultados mediante la implementación rápida y progresiva, mayor eficiencia, mejor toma de decisiones y mayor uso de soluciones probadas en toda la empresa. 

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