¿Cuál es el papel de Microsoft Office 365 en la gestión del conocimiento? 

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Gestionar la información y encontrarla cuando más lo necesites nunca había sido tan fácil y efectivo.

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¿Cuál es el papel de Microsoft Office 365 en la gestión del conocimiento? 

Cuando hablamos de gestión del conocimiento, nos referimos a cómo los individuos, los departamentos y los equipos: crean, capturan, protegen, comparten y utilizan la información y el conocimiento de la organización.   Se trata de hacer que la información y el conocimiento sean más fáciles de encontrar y descubrir de una manera más fácil, y eficiente. 

Grandes organizaciones han adoptado Microsoft Office 365 como una solución efectiva para mejorar su arquitectura empresarial y la gestión del conocimiento.  

¿Por qué Microsoft Office 365? 

Esta plataforma ofrece grandes beneficios especialmente en dos áreas:  administración del conocimiento y la seguridad de la información, dos piezas del rompecabezas que realmente pueden transformar cualquier organización. 

Microsoft 365 logra el equilibrio perfecto entre el intercambio de conocimiento y la seguridad. Es decir, hace que algunas tareas sean mucho más fáciles de ejecutar sin dejar a un lado el aspecto de la seguridad. Tareas como colaborar, compartir conocimientos, intercambiar ideas y aprovechar el trabajo de los demás ahora se realizan de manera más fácil y eficiente.  

Sin duda, caminar por esta cuerda floja entre la seguridad y el uso compartido es donde Office 365 realmente brilla.  

¿Qué puede ofrecerte Office 365 para impulsar la gestión del conocimiento en tu empresa?  

En términos de administración del conocimiento, Office 365 puede: 

  1. Dividir silos entre grupos, departamentos y divisiones  
  2. Mejorar la colaboración en tiempo real   
  3. Reducir la cantidad de tiempo perdido en busca de información y conocimiento   
  4. Mejore la productividad y minimice la cantidad de tiempo que el personal pasa descargando archivos adjuntos, abriendo archivos, encontrando archivos y moviéndose entre aplicaciones   
  5. Reducir el número de correos electrónicos enviados /recibidos internamente y la cantidad de tiempo perdido tratando con el correo electrónico   
  6. Permitir el uso compartido de documentos con asociados de negocios externos en un entorno seguro, auditable y controlado   
  7. Aumentar la reutilización del conocimiento y reducir el tiempo perdido reinventando la rueda cuando el conocimiento existente no se puede encontrar o descubrir fácilmente   
  8. Conocimiento superficial de toda la organización   
  9. Reducir el tiempo que se tarda en poner al día a los nuevos empleados   Mejorar la transparencia organizacional    

Aunque Office 365 cuente con todas estas funcionalidades para potenciar tu organización, todo dependerá mayormente de los componentes habilitados y el enfoque general de la organización para la implementación de estas herramientas.

Siguiendo la línea del impacto positivo y los aportes que genera Office 365 en la gestión del conocimiento de tu empresa, es importante destacar algunos consejos que aquí te mencionamos.  

¿Quieres saber más acerca de cómo implementar un programa eficaz de Gestión del Conocimiento que logre un alto impacto en la eficiencia y competitividad de tu organización?

Sigue los 8 pasos sugeridos en este post y aprende todo lo necesario para implementar de manera eficaz un programa de Gestión del Conocimiento.

5 consejos de usar Office 365 para la Gestión del Conocimiento 

1. Microsoft Word, PowerPoint y Excel directamente desde los equipos  

Hasta hace poco, la colaboración en tiempo real en un documento de procesamiento de texto era una experiencia menos que ideal en Word. Claro, había mejorado en el último año más o menos, pero todavía era un dolor de cabeza cuando dos o más personas estaban tratando de escribir en el mismo documento al mismo tiempo.  

Afortunadamente, todo ha mejorado para la escritura colaborativa. La colaboración en tiempo real, y la colaboración asincrónica, ahora funciona bien a través de Microsoft Teams. Ahora es bastante fácil de usar Word, PowerPoint o Excel a través de teams, ya sea por su cuenta o mientras otros trabajan simultáneamente en el mismo archivo. Los retrasos de sincronización han terminado y puede ver a sus colegas trabajar en tiempo real.    

2. Acceso rápido a archivos a través de los equipos    

Microsoft teams usa búsqueda inteligente de archivos, puedes acceder a los documentos y la información que se encuentra en Sharepoint en cualquier momento gracias a la barra de búsqueda inteligente. Además, en el chat de los equipos puedes compartir documentos que son editados en línea y se encuentran en Sharepoint, esto ayuda a ahorrar tiempos y facilita el acceso a la información. 

3. Subtítulos y transcripciones para reuniones en streaming    

Stream es el componente de Office 365 para todo lo que se puede ver en vídeo. Sí, es una videoteca. Pero desde una perspectiva de administración del conocimiento, su capacidad para generar automáticamente subtítulos de las reuniones celebradas a través de teams es particularmente valiosa.    

Con esta característica, las reuniones de departamento, los grupos de enfoque, las reuniones del ayuntamiento y otras reuniones grabadas se pueden buscar. Los usuarios pueden hojear los subtítulos, identificar la parte de la conversación que están buscando y escuchar ese segmento. O bien, si está tratando de recordar en qué reunión se dijo algo específico, puede buscar en la biblioteca e identificar el video específico o al menos reducir las opciones.    

La creación de subtítulos para las reuniones, incluso si no son perfectos, transforma el video en algo que se puede buscar, lo que hace que la información y el conocimiento capturados en el interior sean más fáciles de encontrar y reutilizar.    

4. Lector rss a través de los equipos   

Las fuentes RSS compartidas han sido un dolor de cabeza de administración del conocimiento durante un tiempo, pero Teams ha resuelto este problema. Agregue la aplicación RSS a un canal y haga clic en “configurar un conector”.   

5. Alertas para dispositivos IoT   

De forma similar a cómo usamos Teams para notificarnos sobre nuevos artículos que se han publicado en sitios de interés para nosotros, también podemos conectar diferentes dispositivos IoT para recibir notificaciones.

Equipos y Gestión del Conocimiento 

Todas estas características que ofrece Microsoft 365 facilita la creación de nuevos conocimientos en su organización. Pues, agiliza la búsqueda de información, archivos, videos y conversaciones digitales, reduciendo el tiempo perdido en clics innecesarios. 

Estas capacidades pueden ayudar a las personas a ser más eficientes a lo largo de la jornada laboral y pueden aliviar un montón de puntos débiles comunes de la información y la gestión del conocimiento. Y de eso se trata Office 365: ¡hacer que sea más fácil para las personas obtener la información y el conocimiento que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva! 

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