No tener una estrategia de retención de conocimiento puede tener un alto costo para su empresa y producir altos niveles de fuga de conocimiento.
Una encuesta reciente de Dell encontró que más del 70% de los empleados enviarían información confidencial de la empresa dadas las circunstancias correctas.
Sin embargo, buena parte de estas acciones no se realizan con malas intenciones, la mayoría de los empleados tratan de cumplir con su trabajo. Pero ya se trate de una acción maliciosa o no, una fuga de conocimiento puede tener un impacto altamente negativo para tu negocio.
Entonces, ¿cuáles son las razones por las que se puede presentar una fuga de conocimiento en tu compañía? ¿Qué puedes hacer para evitarlo?
¿Cuáles son las causas de la fuga de conocimiento?
- Cuando los empleados comparten información con herramientas no seguras
- Empleados que roban información de la empresa
- Empleados que comparten accidentalmente información confidencial
- Información enviada accidentalmente a destinatarios incorrectos
- Estafas de phishing
¿Qué puedes hacer para evitar la fuga de conocimiento en tu empresa cuando un empleado se va?
En las industrias con alta rotación de empleados es muy probable que la composición de un equipo evolucione a través del tiempo. Por esta razón, es de suma importancia que una estrategia de retención de conocimiento sea una de tus prioridades.
Cada empleado contribuye a continuar las mejores prácticas de una empresa, y almacenar esa información requiere planificación y preparación a largo plazo.
El conocimiento implícito de su equipo sobre cómo se realiza el trabajo es uno de los mayores activos de su empresa, entonces, ¿qué hace cuando alguien sale por la puerta? Los empleados llevan consigo hasta el 70% del conocimiento de la empresa cuando se jubilan o toman otro trabajo, alterando la cultura y el flujo de trabajo de su empresa.
Las organizaciones inteligentes tienen un plan para fomentar las técnicas de transferencia de conocimientos mucho antes de que un empleado siquiera piense en irse.
Aquí te explicamos cómo retener el conocimiento dentro de tu empresa:
¿Cómo retener el conocimiento en tu empresa cuando un empleado se va?
- Establece tu cultura. Sus empleados pueden llevarse parte de la cultura de la empresa con ellos cuando se van, por lo que es importante definirlo temprano y reforzarlo a menudo.
- Aclarar y definir. ¿Cuál es el «por qué» de su empresa? Asegúrate exponer claramente lo que hace que tu empresa se destaque.
- Conoce tus costumbres. ¿Celebran reuniones regulares de stand-up? ¿Cuál es su sistema de retroalimentación? ¿Cuáles son sus horas de trabajo? Capture y registre cualquier proceso de trabajo establecido que ayude a su equipo a rendir al máximo.
- Desarrollar una estrategia de transferencia de conocimiento. Una vez tenga una compresión bastante clara del trabajo de equipo, debe definir las estrategias de transferencias de conocimiento, pues no debes asumir que definir la cultura de su empresa basta para transmitir sin problemas el conocimiento a los nuevos miembros.
- Descubre lo que es indispensable. Identifica el conocimiento específico que necesita cada empleado. Algunas empresas hacen esto encuestando a sus mejores empleados más antiguos para conocer las habilidades que necesitaban preservar para futuros miembros del equipo.
- Establecer las mejores prácticas de transferencia de conocimientos. Utiliza entrevistas, tutoría, narración de historias o establece comunidades para mantener la coherencia. Jet Propulsion Labs de la NASA graba en video a sus empleados veteranos dando conferencias sobre cómo era ser parte de viejas misiones y usarlo para ayudar a los nuevos empleados.
- Crear una base de datos de conocimiento. La tecnología puede ayudar a capturar, compartir y reutilizar el conocimiento; elija un sistema simple, confiable y flexible. Ahora, si consideras que necesitas un sistema de gestión del conocimiento con estas características, Microsoft Viva es una plataforma de vanguardia que puede ayudarte con la administración del conocimiento de tu empresa.
Si quieres saber cómo Microsoft Viva puede contribuir con el proceso de aprendizaje de tus empleados, lee nuestro post: Microsoft Viva Learning: Las ventajas del aprendizaje continuo en una única plataforma
- Prepárate para la transferencia de conocimientos en el futuro. Cuanto antes te prepares, mejor; comienza con las personas que son más importantes para tu organización. En última instancia, tu objetivo es ayudar a los empleados a salir sin problemas y dejar un fuerte legado.
- Ten un plan de respaldo. Siempre es buena idea tener tres personas listas para puestos y procesos críticos en todo momento.
- Considera implementar planes de jubilación flexibles. No todos los empleados quieren abandonar la fuerza de trabajo por completo; algunos pueden estar abiertos a la eliminación gradual de su trabajo, o a la consulta a tiempo parcial.